Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Klub Malucha Domiżabki

Uprzejmie prosimy o uważne zapoznanie się z poniższą informacją dotyczącą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w ramach Klubu Malucha Domiżabki.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), zwanego dalej „Rozporządzeniem”, informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w ramach Klubu Malucha Domiżabki jest Urszula Moczulska, prowadząca działalność pod firmą DOMIŻABKI Urszula Moczulska – ul. Boya Żeleńskiego 43, 15-682 Białystok, tel. 506-109-834, e-mail: domizabki@gmail.com

Z Administratorem można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Administrator nie udziela telefonicznie informacji na temat przetwarzanych danych osobowych, również osobom, których dane dotyczą ze względu na brak możliwości bezpiecznej i jednoznacznej identyfikacji osób gwarantującej ochronę prywatności i dóbr osobistych.

3. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane:

• W ODNIESIENIU DO DANYCH RODZICÓW I DZIECI W CELU:

a. realizacji zadań wynikających ze statutu Klubu Malucha Domiżabki, w tym zapewnienie dziecku opieki, wychowania i edukacji

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, w szczególności art. 10 i nast.;

• dane przetwarzane: dane identyfikacyjne dziecka (imię, nazwisko, data urodzenia), dane identyfikacyjne rodzica/opiekuna (imię, nazwisko, dane kontaktowe), informacje niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa dziecka podczas pobytu w Klubie.

b. wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym prowadzenie wymaganej dokumentacji i sprawozdawczości

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, ustawy o rachunkowości, przepisów podatkowych i archiwizacyjnych;

• dane przetwarzane: dane identyfikacyjne dziecka i rodzica/opiekuna, dane kontaktowe, dane finansowe (np. w związku z płatnościami).

c. realizacja umowy o świadczenie usług opiekuńczych oraz podejmowanie działań na żądanie rodzica przed jej zawarciem

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą;

• dane przetwarzane: dane identyfikacyjne dziecka i rodzica/opiekuna, dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail), informacje dotyczące szczególnych potrzeb dziecka, jeśli są niezbędne do wykonania umowy.

d. zapewnienia dziecku właściwej opieki, w tym ochrona życia i zdrowia dziecka (przetwarzanie danych szczególnych kategorii)

• podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. d RODO – przetwarzanie niezbędne do ochrony żywotnych interesów dziecka,

  • art. 9 ust. 2 lit. c i h RODO – przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia opieki zdrowotnej, ochrony życia lub zdrowia, lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO – na podstawie zgody rodzica (w zakresie nieobjętym obowiązkiem prawnym).

• dane przetwarzane: informacje o stanie zdrowia dziecka (np. alergie, choroby przewlekłe, nietolerancje pokarmowe), inne dane szczególnych kategorii niezbędne dla bezpieczeństwa dziecka.

e. komunikacji z rodzicami/opiekunami w sprawach związanych z pobytem dziecka w Klubie oraz zapewnienie bieżącej współpracy z rodzicami

• podstawa prawna:

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków wynikających z ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (obowiązek współpracy z rodzicami),

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy,

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa dzieci oraz właściwej organizacji opieki.

• dane przetwarzane: dane kontaktowe rodzica/opiekuna (numer telefonu, adres e-mail).

f. promocji i informowanie o działalności Klubu Malucha Domiżabki poprzez publikację wizerunku dziecka w materiałach informacyjnych i promocyjnych (np. na stronie internetowej, w mediach społecznościowych)

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – zgoda rodzica/opiekuna prawnego;

• dane przetwarzane: wizerunek dziecka.

g. dochodzenia lub obrony roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa dzieci i pracowników Klubu (np. w sytuacjach spornych)

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie praw i dochodzeniu roszczeń; w przypadku danych zdrowotnych – art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

• dane przetwarzane: dane identyfikacyjne dziecka i rodzica/opiekuna, w uzasadnionych przypadkach także dane dotyczące zdrowia dziecka.

• W ODNIESIENIU DO DANYCH PRACOWNIKÓW W CELU:

  • zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy o pracę;

  • wykonywania obowiązków wynikających z Kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, w tym prowadzenia oraz archiwizacji akt osobowych;

  • wykonywania czynności związanych z obowiązkami i odpowiedzialnością pracownika, zakazem konkurencji, kwalifikacjami zawodowymi pracownika, w tym realizacją szkoleń;

  • zarządzania personelem, planowania i analizy zatrudnienia, wypłat i zarządzania wynagrodzeniami,

  • wykonywania czynności związanych z ewentualną odpowiedzialnością porządkową pracowników, odpowiedzialnością pracowników za szkodę wyrządzoną pracodawcy, odpowiedzialnością pracowników za mienie powierzone pracownikowi, w tym ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń;

  • wykonywania obowiązków wynikających z przepisów o: ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości, PPK, powszechnym obowiązku obrony oraz z innych zobowiązań wywodzących się z obowiązujących regulacji;

  • obsługi finansowej, administracyjnej oraz informatycznej, w tym założenia i utrzymywania kont w systemach informatycznych oraz umożliwienie zdalnej pracy;

  • zapewnienia współpracy i komunikacji;

  • udostępniania danych podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym podanie jest niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

  • informowania o działalności Klubu Malucha Domiżabki na stronie internetowej i na portalach społecznościowych (w zakresie imienia i nazwiska, stanowiska oraz wizerunku i wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody)

  • weryfikacji spełnienia wymogów ustawowych do pracy z dziećmi, w szczególności poprzez: sprawdzenie w Krajowym Rejestrze Karnym (KRK), pozyskanie oświadczeń o niekaralności oraz o braku zakazu pracy z dziećmi, a także weryfikację kwalifikacji zawodowych i badań sanitarno-epidemiologicznych

na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b i c i f RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b i h RODO, w szczególności na podstawie przepisów kodeksu pracy (w szczególności art. 22¹ kodeksu pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.), ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118 ze zm.) Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369, ze zm.), ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 oraz przepisami wykonawczymi, a w zakresie wykorzystania Pani/Pani wizerunku, na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 pkt a RODO (o ile została udzielona).

• W ODNIESIENIU DO DANYCH KONTRAHENTÓW W CELU:

• zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, gdy przetwarzanie tych danych jest niezbędne dla realizacji umowy oraz wypełnienia wynikających z takiej umowy zobowiązań (np. imię i nazwisko, dane kontaktowe i rejestrowe). Podanie danych koniecznych dla związania umową lub jej realizacji i rozliczenia jest obowiązkowe. W tym celu Administrator może przetwarzać dane osobowe w czasie trwania takiej umowy;

• zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, gdy przetwarzanie tych danych będzie niezbędne dla realizacji ciążących na Administratorze obowiązków wynikających z przepisów prawa. Podanie danych jest obowiązkowe, a obowiązek wynika z przepisów prawa. W tym celu Administrator może przechowywać dane w okresie trwania takiego obowiązku (np. dane zawarte w fakturach oraz dokumentach potwierdzających podejmowane czynności oraz transakcje);

• dla realizacji uzasadnionych interesów Administratora lub osób trzecich, w sytuacji, gdy interesy takie są nadrzędne wobec interesów lub podstawowych praw i wolności osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Takimi uzasadnionymi interesami są np.:

1. 1. prowadzenie bieżących kontaktów i rozliczeń;

   2. weryfikacja tożsamości osób działających na zlecenie naszych kontrahentów;

   3. ochrona mienia i tajemnicy przedsiębiorstwa administratora;

   4. ustalenie, dochodzenie i ochrona roszczeń wynikających z prowadzonej działalności oraz ochrona przed takimi roszczeniami – w czasie uwzględniającym okresy wygaśnięcia poszczególnych roszczeń.

4. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są osoby upoważnione przez Administratora do przetwarzania danych w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, podmioty którym Administrator zleca wykonywanie czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych.

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być również podmioty i organy uprawnione do otrzymania Pani/Pana danych – tylko w uzasadnionych przypadkach i na podstawie odpowiednich przepisów prawa.

Ponadto Administrator może przekazać Pani/Pana dane osobowe w zakresie w jakim będzie to niezbędne dla realizacji Pani/Pana żądania (np. w celu zapewnienia Pani/Panu udziału w organizowanym wydarzeniu czy szkoleniu).

Dane mogą być udostępnione nieokreślonemu kręgowi odbiorców w zakresie wizerunku upublicznionego na stronie internetowej i w mediach społecznościowych.

Dane te nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

5. Okres przechowywania danych

a) w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest realizacja obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa, przetwarzanie obejmuje okres wynikający z realizacji ustawowych zadań Administratora oraz innych obowiązujących przepisów prawa;

b) w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest realizacja umowy, przetwarzanie obejmuje okres realizacji tej umowy oraz okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń;

c) w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest realizacja prawnie usprawiedliwionego interesu Administratora, przetwarzanie obejmuje okres istnienia tego interesu.

d) w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest udzielona przez Panią/Pana zgoda, przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Posiada Pani/Pan prawo do: żądania od Administratora dostępu do Pani/Pana danych, prawo do ich sprostowania, a także, w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa: prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania usunięcia Pani/Pana danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych.

W przypadku przetwarzania danych osobowych w ramach wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją.

7. Obowiązek lub dobrowolność podania danych

Podanie Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w ramach realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, jest wymogiem ustawowym.

W przypadku, gdy dane przetwarzane są w celu wykonania umowy z Panią/Panem, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.

W przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda, podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne. W przypadku pozyskiwania danych na podstawie zgody, przysługuje Pani/Panu prawo wycofania zgody w każdym czasie. Wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Dane gromadzone na podstawie zgody, co do zasady, przechowywane są przez okres wskazany w ramach informacji towarzyszącej takiej zgodzie lub do czasu wycofania zgody.

8. Informacja o profilowaniu

Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (w tym również w formie profilowania) wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób mających na Panią/Pana istotny wpływ.

9. Prawo do kontaktu z organem nadzorczym

Przysługuje Pani/Panu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).